河北进德公益基金会项目运行制度

时间:2014-11-28

河北进德公益基金会项目运行制度

 

1、进德公益各部门所接收的申请材料或项目,应在各部门登记、编号,并保存好原件。
    2
、收到较大申请项目时,应向业务主管汇报并提交审批小组讨论后,及时向海内外机构或个人申请项目款。
    3
、办公室每天例会时,各项目部负责人要汇报项目运作的情况及运作计划,争取得到大家的意见和建议。
    4
、项目负责人在项目运作过程中尽量使用无纸化办公以节约项目运作经费。
    5
、项目在运作过程中名称、编号等不得随意改变,务要保持与登记时的名称一致,电脑中保存的,务要一个项目建一个文件夹,来往信件及电邮都要保存。
    6
、每个项目申请、翻译、来信、电邮、照片、发票、收据等各种材料,务要在项目运作的同时,存放在档案文件夹,以便查询;项目内容及资料要保密,只在进德公益内部人员中进行沟通,不可随意告诉外人。
    7
、项目资金申请到位后,在未经审批小组、副主任、主任研究决定如何执行之前,不得私自对外公开;审批小组、副主任、主任研究决定后,由项目部负责人以主任的名义起草项目通知函,通知申请方如何按要求执行该项目。
    8
、未经集体审批的项目,项目部一律不得私自执行;项目执行过程中,务要按照审批的既定方案进行执行。

 河北进德公益基金会项目审批制度

 

1、项目部负责人起草、准备项目审批表及相关资料。
2
、项目部负责人把审批表及相关资料递交给审批小组。
3
、项目审批小组每周三下午集中审批一次,特殊紧急情况除外。
4
、每个项目至少有3位审批小组成员参加审批。
5
、项目审批小组每一位成员都要在项目审批表上签署意见并签名;如只签名即视为同意该项目报批意见。
6
、项目审批小组在审批项目时,如需项目部负责人到场说明相关项目情况,项目部负责人应及时到场说明。
7
、项目审批小组成员审定后,将审批表及相关资料交给项目部负责人。
8
、项目部负责人将审批小组签名的审批表及相关资料交给业务副主任、主任或主任委托的人最后审批。
9
、项目最终审定金额必须由最后审批人填写并签名。
10
、最后审批人审批后,交给项目部负责人按相关程序执行该项目。

河北进德公益基金会通知函起草及付款规则 

 

1、已审批过的项目,项目部负责人须以单位负责人的名义,起草项目通知函。
    2
、起草通知函前,首先要确定款项已经到位,其次报请业务主管与财务主管共同协商审批好的支付金额与次数,超过两万元的支付款项还须经单位负责人签署。
    3
、收函人如为当地的项目申请人时,同时必须抄送给当地的项目负责人。
    4
、通知函中应写明项目金额、款项来源、支付方式及其他重要事项。
    5
、申请方在收到通知函后,应将当地项目申请人和项目负责人签妥的收据寄给进德,并提供转款帐号;进德收到收据后才能付款。
    6
、项目款一般分期支付,最后一笔款项在项目完工后支付。
    7
、申请方在收到第一笔款项后,应立即开始执行此项目,并在项目执行中向进德公益提供中期报告和所要求的材料。
    8
、项目完工后,应向进德提供项目完工报告和项目所要求的其他材料,经进德审核验收合格后,将支付所余的款项。
    9
、项目完工后,要全面整理分类并保存该项目档案资料,以备以后使用。


          河北进德公益基金会赈灾具体工作程序

一、前期准备事项:
1
、报纸、网络、电话、传真等方式收集灾区资料;
2
、确定救援目的地及大致物资种类、数量;
3
、组织团队深入灾区;
4
、国内外宣传(报纸和网络)、联系海内外合作伙伴、递交项目计划书和详细预算
二、确定赈灾款项数量后的准备:
1
赈灾计划通知函
1
)阐述基本情况;
2
)赈灾时间、地点、大致日程安排计划等;
3
)把协议书和通知函初稿传真或电邮给相关合作伙伴和厂商、寻求对方意见;
4
)联系当地政府提供交通工具和其它协助;
2
合作协议书
1
)赈灾款和物资数量;
2
)提供登记表和其它相关表格,要求当地政府组织村民预先登记并填写;
3
)如果是购买粮食和其它赈灾物资,要求当地合作伙伴联系当地粮店,印制带有进德公益字样的粮食袋和其它有进德图标的外在标志;
4
)当地政府准备捐款牌(参考样式),并回赠纪念牌和荣誉证书存档;
5
)当地政府预订及安排运输物资、提供当地粮店的统一发票6)同当地合作伙伴一道,组织当地村民现场发放并登记(张榜、现场点名发放)。
三、出发前的准备:
1
、协调接送、预定饭店、预定车票等;
2
、出发前一天备妥所带款项、协议书和通知函原件等;
3
、准备进德公益的宣传品或小纪念品。
四、执行项目的要求:
1
、执行项目人员代表进德公益,要做到言行得体到位、不酗酒、不收礼(如果是对方出于友谊而表示的真心感激,接受后

要带回单位,由主管领导视情况处理);
2
、本着为恩人负责、为灾民负责的原则,各项工作务必脚踏实地、落实到位,同时与总部主要负责人保持沟通联系;
3
、不借赈灾之际游山玩水、耽误时间。相关工作一旦结束,立即返回单位报道;
4
、项目执行结束后,立即着手简要的新闻报道并向合作伙伴做出书面报告,同时准备回访事宜和完工报告。