进德公益财务制度

时间:2014-11-28

一、进德公益财务制度

为保障进德公益财务管理的正常核算与运转,本着公正透明、合理有效的原则,并遵照进德公益的历史背景和现实需要,特制订此制度。

一、会计政策

1、会计制度:本单位执行《民间非营利组织会计制度》。

2、会计年度:本单位会计年度自公历1月1日至12月31日止。

3、记账基础和计价原则:本单位以权责发生制为记账基础,以历史成本为计价原则。

4、记账本位币和外币换算:本单位以人民币为记账本位币。

5、现金等价物的确认标准:凡同时具备期限短(从购买日起,三个月内到期)、流动性强、易于转换为已知金额现金且价值变动风险很小四个条件的短期投资,确认为现金等价物。

6、坏账核算方法:本单位采用个别认定法计提坏账准备。

7、存货核算方法:本单位存货主要为低值易耗品,以实际成本记账。低值易耗品的领用按五五次摊销法核算。

本单位期末对存货进行全面清查,按单个存货项目的成本与可变现净值的差额确认存货跌价准备。

8、固定资产核算方法

本单位固定资产按实际成本计价。固定资产的标准为:预计使用年限在一年以上且单位价值较高,和为行政管理、提供服务或出租目的而持有的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与单位发展有关的设备、器具等。

固定资产折旧采用直线法计算,并按固定资产类别、预计使用年限和预计残值率5%确定折旧率。固定资产预计使用年限及年折旧率列表如下:

 固定资产类别

 使用年限 (年)

 残值率

 年折旧率

电子设备

5

5%

19%

运输设备

5

5%

19%

办公用具

5

5%

19%

9、在建工程核算方法:本单位在建工程按各项工程以实际发生金额核算,并于交付使用时转作固定资产。在建设期或安装期间为该工程所发生的借款利息支出、汇兑损益计入该工程成本。

10、无形资产核算方法:本单位的无形资产是指为开展业务活动、出租给他人、或为管理目的而持有的、没有实物形态的非货币性长期资产。包括专利权、非专利权、商标权、著作权、土地使用权。

本单位的无形资产按取得时的实际成本计价。

无形资产从开始使用之日起,在有效使用期限内按收益年限平均摊入管理费用。

11、受托代理资产核算方法

本单位的受托代理资产是指接受委托方委托从事受托代理业务而收到的资产。

受托代理资产的确认和计量,比照接受捐赠资产的确认和计量原则处理。

12、应付账款核算方法:本单位的应付账款核算因购买商品、接受服务供应等而应付给供应单位的款项。

13、应付工资核算方法:本单位的应付工资核算应付给职工的工资总额。包括各种工资、奖金、津贴、各种社会保险和职工福利等。

14、预收账款核算方法:本单位的预收账款核算收到的未明确意向的捐款。

15、其他应付款的核算方法:本单位的其他应付款核算应付、暂收其他单位或个人的款项。

16、受托代理负债的核算方法

本单位的受托代理负债核算接受捐赠人的捐款并按捐赠人的捐款意向,向受助人实施救的业务、接受受托代理资产而产生的负债。

17、收入确认原则

(1)捐赠收入

本单位的捐赠收入核算接受其他单位或个人捐赠所取得的收入。

捐赠收入的确认按非交换交易所形成的收入确认条件予以确认。

非交换交易所形成的收入,应当在下列条件同时满足时予以确认:

A、与交易相关的含有经济利益或服务潜力的资源能够流入本单位并可控制,或者相关的债务能够得到解除;

B、交易能够引起净资产的增加;

C、收入的金额能够可靠的计量。

(2)管理费提成收入

本单位管理费提成收入核算按捐赠人的要求,从捐款中提取一定比例的款项(10%以内),作为本单位持续生存发展的经费。

(3)其他收入

本单位其他收入核算捐赠收入、管理费提成收入等主要业务活动收入以外的其他收入。如:银行存款利息收入、固定资产处置净收入等。

18、费用确认原则

(1)管理费用

本单位管理费用核算为组织和管理业务活动所发生的各项费用。包括办公费、差旅费、通讯费、水电费、员工的工资、奖金、津贴、各种社会保险、职工福利、固定资产折旧等。

(2)筹资费用

本单位筹资费用核算为筹集业务活动所需资金而发生的费用,包括应计入当期费用的借款费用、汇兑损失(减汇兑收益)等。

(3)其他费用

本单位其他费用核算发生的、无法归集到管理费用或筹资费用中的费用。包括固定资产处置净损失等。

二、进德财务部职责

1、认真贯彻执行《民间非营利组织会计制度》及国家相关的财务管理制度。

2、建立健全财务管理的各种规章制度,并严格执行。

3、编制财务计划,加强财务核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律。

4、记录、监督并管理好资金筹集和使用,严格按捐款人意向记录并监督其使用情况。

5、财务人员对本单位实行会计监督。

财务人员对不真实、不合规的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。

6、严格财务管理,加强财务监督,督促财务人员及各部门人员严格执行各项财务制度和财经纪律。

7、给予各部门财务方面的配合;协助项目部做项目完工报告。

8、财务人员应当会同办公室人员定期进行财物清查,保证帐簿记录与实物相符。

9、财务人员应根据帐簿记录编制会计报表上报单位负责人。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。

10、会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
11、完成本单位交给的其他工作。

三、会计岗位职责

1、收到恩人捐款时,开具收款收据;

2、审核需报销的原始单据;

3、记账凭证的制证、汇总及装订工作;

4、明细账、总账的登记、汇总工作;

5、明细账、总账结账、审核工作;

6、账证、账表、账账核对工作;

7、财务报表的编制、填报、分析工作;

8、与出纳进行银行存款、现金账的核对(至少每月一次);

9、登记小件资产明细备查账、项目固定资产备查账;

10、与各项目部沟通、协助项目部做项目完工报告;

11、给予各部门财务方面的配合;

12、健全会计档案;

13、与会计工作相关的其他工作。

四、出纳岗位职责

1、现金保管、收付及复核工作;

2、严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经财务主管签字后,方可生效。

3、现金日记帐登记、结账工作;

4、银行存款日记账登记、结帐工作;

5、到邮局存取邮局汇款单;

6、到银行办理现金支票、转账支票和电汇业务;

7、外币的兑换以及入账、转账业务;

8、登记外币备查帐;

9、月末与银行对账,并编制银行存款余额调节表;

10、与会计进行银行存款、现金账的核对(至少每月一次);

11、月末与会计进行本月开具收款收据金额的核对;

12、对银行存款、现金日记账进行日清月结,并对库存现金每日进行盘点;

13、给予各部门财务方面的配合;

14、做好与出纳工作相关的其他工作。

五、现金管理制度

1、根据《会计法》规定,会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作。实行钱账分管原则,单位内部应配备专职出纳员,负责办理现金收、付和现金保管业务,非出纳人员不得经管现金收、付和现金保管业务。出纳人员应负责登记现金日记账和银行存款日记账,与会计员登记的现金银行存款总账,相互核对。

2、收到恩人捐款时,由会计人员开具收据,出纳人员收款。

3、现金开支的范围:根据《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定,(1)支付员工工资(2)支付差旅费(3)支付因公借款(4)支付零星采购用品款(5)支付援助个人的款项

4、不得私自挪用现金,不能白条抵帐,不能私自外借。财务部领导将定期或不定期对库存现金进行抽查,以保证帐实相符。

5、现金付款规定:

(1)支付援助个人的款项时,应由项目负责人填制《项目通知函》,经业务主管和财务主管审批签字;

(2)借现金时,应由借款人填写《借款单》,经财务主管审批签字;

(3)现金报销时,应先填制《现金支出凭证》,附上原始发票等单据,取得的原始发票上要注明有单位名称,票据填写要完整、印章要清楚,符合有关规定。经业务主管和财务主管审批签字,出纳办理报销手续。现金支出后,发票要加盖“现金付讫”戳记。

6、 应每日盘点现金,做到日清日结。避免出现长款、短款账实不符的重要措施。如有长款、短款,应查明原因,属于账务的错误及时更正;属于出纳人员工作疏忽,一般应由过失人赔偿。

7、出纳人员到银行提取现金,提取数额较大的,必须同时有两个人前往办理。单位予以派车前往,或者租车前往。

8、凡能用支票支付的款项不得支付现金。

9、规定库存现金限额为5000元,实际库存现金超过库存限额时,出纳人员应将超过部分及时送存银行,如实际库存现金低于库存限额,应及时补提现金。

10、各个项目部于每周周一或上一周周五报本周现金用途计划,以便提取现金;如一次需大额现金(一万元以上),应提前2天通知财务部,以便做好准备。

六、银行存款管理制度

1、各类货币资金,应按照资金性质或业务需要,开设银行账户进行结算。财务部门应设置银行存款分户账,逐日记录收、支、结存情况,每月与银行对账单核对,编制未达账款调节表,保持账账相符。

2、 财务部门收到各种银行收入的结算票据,填写进账单及时送存银行。

3、 各类银行存款的支票预留印鉴和密码,由财务负责人和出纳人员分别掌握,不得向其他部门或个人借用、泄漏。如因借用泄密而造成的经济损失应由财务部查明原因,追究借用、泄密者的赔偿责任。

4、 使用现金支票,不论对外支付款项或补充库存,均需由财务负责人或其指定人签发。

5、 使用转账支票,应由经办部门或经办人员持填写借据和结算凭证(包括购货发票、账单、收据等)经财务负责人和业务主管签字同意后,由出纳开出转账支票。凡不能预先取得结算凭证,需要借用空白支票时填写借据和经财务负责人和业务主管签字同意后,由经办人员在出纳员处办理借(领)用款手续,并在支票有关栏目填写签发日期、用途和限额,方可借出。借出的转账支票如发生丢失现象,经办人员应及时向财务部门报告,并向银行办理挂失手续。由于支票丢失造成的经济损失,应由丢失人赔偿,特殊情况可由财务部门根据具体情况提出处理意见,经财务负责人或上级批准后处理。

6、 需采用结算业务申请书(汇票、本票、电汇、信汇及其他)等结算形式办理收、付款项者,同领用转账支票程序。

7、 业务经办人员借领的空白支票和财务部门办理的各种汇票,经办人员必须在规定期限内负责办理有关入库审批和报销手续,月终前必须将支票存根和未使用的支票交回财务部门。未按规定及时清理者,财务部门有权拒绝对其办理支票再借领手续。

8、 严格执行银行结算规定。任何人不得出租或出借银行存款账户;不准签发空头支票和远期支票;不得弄虚作假套取现金和银行信用卡。否则,由此造成的罚款等损失应由责任人赔偿。

七、票据管理制度

1、支票由出纳管理,领取支票需经办人员提供经业务主管和财务主管审批签字及相关票据,出纳方可签发。

2、建立支票领用薄,凡领用者一律登记签字。

3、签发支票时,必须详细填写日期、用途、金额(或限额)。不得开空头或远期支票.

4、为减少现金流量,本单位规定,凡支出5000元以上,尽量使用转帐支票。10000元以上,除差旅费和援助个人的款项外,必须使用转帐支票。

5、支票一经签发要妥善保管,遗失立即向财务部报告,并向银行挂失,若造成经济损失,由遗失者自负。

6、未经业务主管和财务主管同意,借用人不得改变支票用途。

7、领取支票用于项目用途的,需按预算规定支出。

8、支票报销,须在开出支票后3日内报销。如实际支出超过限额,回来后应重新补齐手续,报销后的原始凭证应加盖“转帐付讫”戳记。

9、领支票后,逾期无故不办理报销手续的,出纳一律拒绝签发第二张支票

10、结算业务申请书(汇票、本票、电汇、信汇及其他)的管理同上。

八、项目资金管理制度

1、项目资金收入管理

(1)收到恩人捐款后,会计应依据恩人捐款信息开具收据,将盖有单位财务章的第二联交恩人,第一联会计留存,第三联交出纳据此收款并登记现金日记账和银行存款日记账。

(2)项目部在申请到外币捐款后,应及时将入账通知函和捐款合同书交给财务部;财务部收到外币银行汇款时,依据捐款合同书向银行国际业务部办理外币申报手续,并及时入账。

(3)入账通知函包括:捐款机构或个人银行账户户名、捐款意向、项目编号、捐款金额、汇款时间、通知函时间。

(4)会计应依据恩人捐款意向,分别登记分类明细账。

2、项目资金支出管理

(1)需要支付项目资金时,由项目部负责人首先提供经财务主管、业务主管、项目负责人签字的《付款通知函》,财务据以付款。

(2)付款通知函所载内容:支付款项的用途、项目编号、通知函日期、汇费出处、经办人签名、业务主管签名、财务主管签名、收款人签名和收款人的电话号码(如收款本人无电话,必须留下其他联系电话或详细地址);针对个人的付款通知函,应有收款人的详细地址、邮编和电话,以便紧急沟通或通过银行不能到达时,通过邮局汇款。

(3)需要办理银行付款业务的,除按上述办理外,还需提供收款单位的银行账户信息。

(4)收款单位的银行账户信息包括:银行户名全称、银行账号、开户行详细地址。出纳付款后,应及时告知项目部或经办人,以便及时向收款方索要正规发票或收据。经办人需在款项支付后10个工作日内取得发票或收据并及时交财务人员入账。

注1:开户行地址必须详细,以保证到达对方账户。

注2:银行户名必须是全称,且无错别字、简体字。

注3:收款人是单位的,必须在发票或收据上盖章。

注4:收款单位代购物资时,应出具收到款项的收据和购买物资的发票原件或复印件,并附所购物资详单,加盖单位公章并负责人签字。

注5:项目部和财务部应仔细核查发票或收据是否符合入账要求。

(5)受助人是单位的,应提供正规发票或收据;受助人是个人的,应提供收据。收据要有收款人签字、推荐单位或推荐教区签字盖章。

(6)财务依据《付款通知函》及收款人发票或收据付款

九、报销制度

1、报销人将需报销的各种票据分类整理,粘贴整齐,填制《现金支出凭证》或《费用报销单》,交财务部会计初审签字。

2、报销人提供的报销单据应符合如下要求:

(1)原始票据要合规,单位、日期、内容、数量、金额等内容填列要准确、完整,并盖章;

(2)填制的《现金支出凭证》或《费用报销单》应准确、完整,不得涂改,填单人及收款人应签名。

3、会计初审后,报销人将《现金支出凭证》或《费用报销单》及原始票据交财务主管、业务主管审批签字。

4、财务主管、业务主管审批后,财务据以付款并记账。

5、报销从项目列支的费用,除需提供经财务主管、业务主管审批后的《现金支出凭证》或《费用报销单》外,还需提供财务主管、业务主管、项目负责人签字的《付款通知函》。

6、出差报销,需填制《差旅费报销单》,审批程序同上。

7、每笔业务发生日后5个工作日内,或出差回到单位后5个工作日内报销清账。特殊情况请示相关主管。

8、如票据不符合规定,财务人员有权拒绝报销,待经办人重新索要正规发票后报销。

二、进德公益收、付、借款及报销执行细则

为了更好地开展工作,规范如下:

一、 现金收款业务

(一)恩人来捐款后,会计依据恩人捐款信息开具发票,将盖有单位财务章的第二联由筹资宣传部门连同感谢信一起送交恩人,第三联交出纳据此收款,第一联会计留存。

二、 现金付款业务

[一]各种费用

(一)办理各种现金付款业务后,经办人负责索要正规发票或收据,并及时依据业务内容所取得的正规发票填制现金付款凭证。

正规发票的要素:

1、必须是税务局监制的发票。

2、票据的抬头要和单位名称一致:如:“河北进德公益事业服务中心”、“进德公益”,不可出现错别字。

3、票据的日期和业务的发生日期要一致。

4、金额的大小写要一致、清晰、不得涂改。

5、有收款单位的发票专用章或财务专用章。有收款单位经办人签名或盖章。

6、如是汇总发票,明细票据应附后,且汇总和明细票据金额应相符。

正规收据的要素:

1、必须是财政局监制的收据。

2、票据的抬头要和单位名称一致:如:“河北进德公益事业服务中心”、“进德公益”,不可出现错别字。

3、票据的日期和业务的发生日期要一致。

4、金额的大小写要一致、清晰、不得涂改。

5、有收款单位的发票专用章或财务专用章。

6、有收款单位经办人签名或盖章。

7、如是汇总收据,明细票据应附后,且汇总和明细票据金额应相符。

现金付款凭证及费用报销单所填要素为:

1、业务发生的日期。

2、详细业务内容(包括经办人姓名、业务详细内容 如:××为圣诞公益晚会买卡片、××买相机给××使用)。

3、业务发生额的大小写要一致、清晰。

4、填单人员附原始凭证张数应用大写填写准确。

5、填单人员应在填单处签名。

6、票据不得涂改,否则须重新填制。

(二)正确填单后,应到会计处复核,待会计审核无误并在复核处签名后,到会计主管处和业务主管处请两位主管再次分别复核并签字。任何一个主管因故不能及时签字,则由主管书面委托人代签,主管回岗后补签。

(三)经办人持审核后的票据到出纳处报销,待出纳付款后,接收现金者应在收款人处签名。不得代签名,如有特殊情况请领导书面批准。

注1:如票据不符合规定,财务人员可请经办人重新索要正规发票后报销。

注2:应在业务发生日后5个工作日内报销。如在外出差应在出差回到单位后5个工作日内报销,最长不超过30天。

[二]项目

(一)项目执行中,现金收款人为个人时,应让收款人凭审批程序完整的单据和项目部现金付款通知函亲自来出纳处领取,不得代领。如有特殊情况,请领导书面批准并通知财务部,出纳以此通知付款。

收据和付款通知函所载内容见模板

审批程序完整的单据包括:

1、如是教友,则有资助金额、资助项目名称、受助人教区公章(如无公章则可不盖)、教区主教签字、本堂区公章、本堂神父签字、推荐人签字、收款人签字。

2、如是非教友受助人,则有资助金额、资助项目名称、受助人所在村或街道的公章、村长或街道办事处负责人签字、推荐人签字、收款人签字。

三、 银行外币收款业务

(一) 项目部在申请款项后应及时出具捐款协议书和捐款合同书给财务部,以便财务部及时查收入帐。

捐款协议书包括:捐款机构或个人捐款时的银行账户户名、捐款意向、捐款金额、汇款时间。

银行付款业务

(一) 对单位

需要办理银行付款业务的,应先向收款单位财务人员询问是否可以出具正规发票(如无,也可出具正式收据),如可以,需向出纳提供付款通知函和收款单位的银行账户信息;如不可以出具则可和收款单位协商,可以通过可以出具发票的单位转账。

收款单位的银行账户信息:银行帐号、开户行全称及行号和帐号相应的户名全称。

出纳付款后,应及时告诉经办人,以便经办人可以及时向对方索要正规发票或收据,经办人需在款项支付后10个工作日内取得发票或收据并及时交出纳入账。

出纳应把银行付款凭证及业务所对应的发票或收据交会计入账。

注1:开户行地址必须详细:能够到达对方账户。

注2:和帐号相应的户名必须是全称且无错别字。

注3:发票和收据必须上必须有接受款项单位的发票专用章和财务专用章。

注4:如收款单位提供购买物资的发票时,则收款单位出具证明给本单位,证明所接收款项用于购买所提供发票上所载的物资。证明要有收款单位的公章和负责人签字。

注5:此处所指收据要素同前面所述正式收据所载要素。

(二) 对个人

请各项目部负责人认真核实情况后把收款收据交收款人签字、并有相应人员的签字盖章后,出具通知函(通知函所载内容同前)和审批程序完整的单据(内容要求同前)于出纳办理付款业务。出纳把银行付款凭证和相应票据交会计入账。

五、借款:

1、首先填写借款单,经财务主管和业务主管签字批准,送交出纳付讫,并由借款人负责此款的归还,如不能按期归还或出现损失,全部责任由借款人负责。

2、差旅费的借款,必须由出差人员填写借款申请单,写明出差时间、地点、申请金额[按“车费+(住宿费+生活补助)×出差天数”计算申请借款金额]。按借款审批程序审批,经财务主管和业务主管核准签字后,方可借款。出差人员回单位后必须在5天内报销清帐,最长借期不得超过30天,过期不报销者由财务人员从工资中扣回。

3、借款者必须由本人亲自办理借款手续,不得代理,杜绝持他人借据支取现金。

六、报销:

1、认真审核报销凭证,报销单经主管领导审核、签字,并由收款人签字后交出纳报帐;主管领导短暂离岗,则由主管领导书面委托人代签,主管领导回岗后补签。

2、填制支出凭证要求齐全、书写规范、文字简明、用词确切、数字准确,不得涂改、挖补。

3、每张支出凭证必须有原始凭证,原始凭证金额与报销金额必须相等;对自行填写不工整、不清晰的支出凭证,要求重写。

4、原始凭证要具备项目名称、金额、日期、填制单位、经办人员签名或盖章、接受凭证单位。出纳人员必须对报销凭证及所附的原始凭证严格验证,对不真实、不合法的原始凭证不予受理,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正、补充;对原始凭证和报销单位不符的支出凭证,拒绝支付。

5、因公事而产生的差旅费报销必须填写出差时间、地点、差旅费金额[按“车费+(住宿费+出差补助)×出差天数”计算,出差补助标准为:平日每天省内(石家庄地区以外)20元,省外40元;周末节假日每天省内40元,省外50元;国外每天按10美元计。]

6、收款人持签字后的报销凭证直接找出纳付款,杜绝财务主管由出纳处取款转交收款人。

7、支出凭证要在经济业务发生、执行或完成时及时填制,不得拖延或提前填制。